Relancer les factures impayées : calendrier de relances et modèles d’e-mail
La plupart des retards ne sont pas de la mauvaise foi : la facture s’est perdue, ou personne ne l’a suivie. Un calendrier fixe, des e-mails courtois et la connaissance de vos droits vous font payer plus vite.
Les retards de paiement touchent surtout les petites entreprises : le travail est fait, les coûts sont payés et l’argent n’arrive pas. La plupart des mauvais payeurs ne refusent pas de payer. La facture est arrivée chez la mauvaise personne, attend une validation, ou a simplement été oubliée. Une routine claire règle la plupart des cas avant qu’ils ne deviennent un problème.
Avant l’échéance
- Convenez des conditions de paiement avant de commencer et indiquez-les sur le devis et la facture : date d’échéance, coordonnées bancaires et référence à utiliser.
- Envoyez la facture à la bonne adresse, souvent une boîte de la comptabilité, pas seulement à votre contact habituel.
- Un QR code de paiement sur la facture (le QR code EPC des virements SEPA) permet à votre client de payer depuis l’application de sa banque en quelques secondes.
Un calendrier de relances qui fonctionne
- 7 jours après l’échéance : un rappel aimable avec la facture en pièce jointe. Elle a souvent été simplement oubliée.
- 21 jours après : une relance plus ferme, qui demande une date de paiement.
- 35 jours après : une dernière relance qui mentionne les pénalités de retard et la suite.
- Entre les e-mails, un appel de la personne qui connaît le client, souvent le commercial, vaut mieux que n’importe quelle lettre.
Arrêtez les relances dès que la facture est payée : une relance pour une facture payée la veille agace un bon client.
Trois modèles d’e-mail
Premier rappel. Objet : « Facture F2026-0142, échue le 15 mars ». « Bonjour Anne, petit rappel : la facture F2026-0142 de 1 560 € était due le 15 mars ; vous la trouverez en pièce jointe. Si elle a déjà été réglée, merci d’ignorer ce message. Merci ! »
Deuxième relance. Objet : « Facture F2026-0142 : date de paiement ? ». « Bonjour Anne, nous n’avons pas encore reçu le paiement de la facture F2026-0142 (1 560 €, échue le 15 mars). Pourriez-vous nous indiquer quand elle sera réglée ? Si la facture comporte une erreur, dites-le-nous et nous la corrigerons. »
Dernière relance. Objet : « Dernière relance : facture F2026-0142 ». « Bonjour Anne, malgré nos rappels, la facture F2026-0142 (1 560 €) est en retard de 35 jours. Merci de la régler sous 8 jours. Passé ce délai, nous devrons appliquer les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement prévues par la loi. »
Vos droits selon le droit européen
La directive européenne sur les retards de paiement (2011/7/UE), appliquée dans tous les États membres, donne aux entreprises ces droits minimaux quand une autre entreprise ou une administration paie en retard :
- Le délai de paiement entre entreprises ne devrait pas dépasser 60 jours, sauf accord exprès qui ne soit pas manifestement abusif pour le fournisseur. Les administrations doivent payer sous 30 jours, 60 dans certains cas.
- Dès le lendemain de l’échéance, vous avez droit à des intérêts, sans avoir à envoyer de rappel : au moins le taux de référence de la Banque centrale européenne plus 8 points de pourcentage.
- Vous pouvez aussi réclamer une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement par facture payée en retard.
Beaucoup d’entreprises ne réclament pas d’intérêts aux bons clients, mais les mentionner dans la dernière relance accélère souvent le paiement. Les lois nationales peuvent aller au-delà de ces minimums : vérifiez les détails pour votre pays.
Comment Tavalle vous aide
Dans Tavalle, chaque facture a une date d’échéance. Les factures en retard passent en rouge, les commerciaux reçoivent un e-mail avec leurs factures en retard et celles qui arrivent à échéance, et vos clients reçoivent des rappels de paiement courtois avec le PDF de la facture aux étapes que vous choisissez, par exemple 7, 21 et 35 jours après l’échéance. Ils s’arrêtent dès que la facture est payée. Voir e-mails automatiques et facturation.
Ce guide est une information générale, pas un conseil juridique.
