Cómo reclamar facturas impagadas: calendario de recordatorios y plantillas
La mayoría de los retrasos no son mala fe: la factura se perdió o nadie hizo el seguimiento. Un calendario fijo, e-mails corteses y conocer sus derechos le ayudan a cobrar antes.
Los retrasos en los pagos afectan sobre todo a las pequeñas empresas: el trabajo está hecho, los costes pagados y el dinero no llega. La mayoría de los clientes que pagan tarde no se niegan a pagar. La factura llegó a la persona equivocada, espera una aprobación o simplemente se olvidó. Una rutina clara resuelve la mayoría de los casos antes de que se conviertan en un problema.
Antes del vencimiento
- Acuerde las condiciones de pago antes de empezar e indíquelas en el presupuesto y en la factura: fecha de vencimiento, datos bancarios y la referencia que debe usar el cliente.
- Envíe la factura a la dirección correcta, a menudo un buzón de contabilidad, no solo a su contacto habitual.
- Un código QR de pago en la factura (el código QR EPC para transferencias SEPA) permite a su cliente pagar desde la app de su banco en segundos.
Un calendario de recordatorios que funciona
- 7 días después del vencimiento: un recordatorio amable con la factura adjunta. A menudo simplemente se olvidó.
- 21 días después: un recordatorio más firme, pidiendo una fecha de pago.
- 35 días después: un último recordatorio que menciona los intereses de demora y los siguientes pasos.
- Entre los e-mails, una llamada de la persona que conoce al cliente, a menudo el comercial, funciona mejor que cualquier carta.
Detenga los recordatorios en cuanto la factura esté pagada: un recordatorio por una factura pagada ayer molesta a un buen cliente.
Tres plantillas de e-mail
Primer recordatorio. Asunto: «Factura F2026-0142, vencida el 15 de marzo». «Hola, Ana: le recordamos que la factura F2026-0142 de 1.560 € venció el 15 de marzo; la encontrará adjunta. Si ya está pagada, ignore este mensaje. ¡Gracias!»
Segundo recordatorio. Asunto: «Factura F2026-0142: ¿fecha de pago?». «Hola, Ana: todavía no hemos recibido el pago de la factura F2026-0142 (1.560 €, vencida el 15 de marzo). ¿Podría indicarnos cuándo se pagará? Si hay algún error en la factura, díganoslo y la corregiremos.»
Último recordatorio. Asunto: «Último recordatorio: factura F2026-0142». «Hola, Ana: pese a nuestros recordatorios anteriores, la factura F2026-0142 (1.560 €) lleva ya 35 días vencida. Le rogamos que la pague en un plazo de 8 días. Pasada esa fecha, tendremos que aplicar los intereses de demora y la indemnización de 40 € por costes de cobro previstos por la ley.»
Sus derechos según la ley europea
La Directiva europea de morosidad (2011/7/UE), aplicada en todos los Estados miembros, da a las empresas estos derechos mínimos cuando otra empresa o una administración pública paga tarde:
- El plazo de pago entre empresas no debería superar los 60 días, salvo pacto expreso que no sea manifiestamente abusivo para el proveedor. Las administraciones públicas deben pagar en 30 días, 60 en algunos casos.
- Desde el día siguiente al vencimiento tiene derecho a intereses, sin necesidad de reclamarlos: como mínimo el tipo de referencia del Banco Central Europeo más 8 puntos porcentuales.
- También puede reclamar una cantidad fija de 40 € por costes de cobro por cada factura pagada tarde.
Muchas empresas no reclaman intereses a los buenos clientes, pero mencionarlos en el último recordatorio suele acelerar el pago. Las leyes nacionales pueden ir más allá de estos mínimos, así que compruebe los detalles de su país.
Cómo le ayuda Tavalle
En Tavalle cada factura tiene una fecha de pago. Las facturas vencidas se ponen en rojo, los comerciales reciben un e-mail con sus facturas vencidas y las que vencen pronto, y sus clientes reciben recordatorios de pago corteses con el PDF de la factura en los pasos que usted elija, por ejemplo 7, 21 y 35 días después del vencimiento. Se detienen en cuanto la factura está pagada. Vea e-mails automáticos y facturación.
Esta guía es información general, no asesoramiento jurídico.
