Du devis à la facture : la checklist étape par étape pour les PME
Le client a signé votre devis. Il faut maintenant enchaîner le chantier, l’acompte, les éventuels travaux supplémentaires, puis la facture et le paiement, sans trou. Voici la checklist, étape par étape, avec ce qui change entre le devis et la facture et un exemple chiffré.
La plupart des erreurs de facturation se produisent entre le devis et la facture : un prix modifié au téléphone, des travaux supplémentaires jamais écrits, un acompte oublié sur la facture finale, une facture qui n’est que le devis avec un autre titre. Un devis signé est un contrat, et la facture est une pièce comptable et fiscale avec ses propres règles. Cette checklist vous mène de l’un à l’autre.
1. Envoyez un devis complet
- Toutes les mentions du devis : votre entreprise, le client, les travaux ou les biens, les prix HT et TTC, la date de validité et les conditions de paiement. Voir notre checklist des mentions obligatoires d’un devis.
- Si vous voulez un acompte, écrivez-le sur le devis : le pourcentage ou le montant et son échéance.
- Donnez au devis son propre numéro. Ce n’est pas un numéro de facture : devis et factures sont numérotés séparément.
2. Obtenez la signature
- Le client signe et date le devis, en général avec la mention manuscrite « bon pour accord ». Une signature électronique ou une acceptation écrite claire par e-mail servent aussi de preuve.
- Vérifiez qu’il est signé avant la date de validité. Après, vous êtes libre de confirmer ou de mettre à jour vos prix.
- Gardez l’exemplaire signé : c’est votre preuve du prix et de ce qui a été convenu.
- Une fois signé, aucune des deux parties ne peut changer seule le prix ou les travaux.
3. Facturez l’acompte, s’il y en a un
Si le devis prévoit un acompte, émettez une facture d’acompte quand vous le demandez : elle fait référence au devis, prend le numéro de facture suivant, et sa TVA est due à l’encaissement. Le détail, et la différence entre acompte et arrhes, sont dans notre guide de la facture d’acompte.
4. Écrivez les travaux supplémentaires avant de les faire
- Des travaux absents du devis demandent l’accord écrit du client avant de les réaliser : un avenant ou un devis complémentaire, signé.
- Sans cet accord, le client peut refuser de payer les travaux supplémentaires.
- Même chose pour des travaux supprimés ou modifiés : écrivez le nouveau prix.
5. Émettez la facture au bon moment
- Entre professionnels, la facture est émise dès la livraison des biens ou la fin de la prestation. Pour plusieurs livraisons au même client dans le mois, une facture récapitulative en fin de mois est admise.
- Pour un chantier long, facturez à chaque étape prévue au devis, ou demandez des acomptes.
- N’attendez pas : le délai de paiement ne commence qu’avec la facture.
6. Ce qui change entre le devis et la facture
- Titre : « Facture » au lieu de « Devis ».
- Numéro : le numéro suivant de votre série de factures sans trou, jamais le numéro du devis.
- Dates : la date de la facture et celle de la livraison ou de la fin de prestation si elle est différente, au lieu de la date de validité.
- Montants : les prix du devis signé, plus ou moins les avenants signés. Rien d’autre.
- Acomptes : déduits, chacun avec son numéro et sa date de facture.
- Paiement : une date d’échéance, le taux des pénalités de retard et, entre professionnels, l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
- Référence : le numéro du devis, pour que le client s’y retrouve vite.
- Les autres mentions obligatoires sont dans notre checklist des mentions obligatoires d’une facture.
7. Les délais de paiement
- Entre professionnels, sans accord : 30 jours après la livraison ou la fin de la prestation.
- Le maximum que vous pouvez convenir : 60 jours à compter de la date de facture, ou 45 jours fin de mois.
- Les pénalités de retard sont dues dès le lendemain de l’échéance, sans rappel. Leur taux est d’au moins trois fois le taux d’intérêt légal.
8. Suivez le paiement
Envoyez la facture le jour même, dans un format qui permet au client de payer, et notez l’échéance. Si elle n’est pas payée, relancez le client poliment, puis formellement : notre guide pour relancer les factures impayées donne les étapes et les modèles. Si la facture contient une erreur, ne la modifiez pas : émettez une facture d’avoir et, si besoin, une nouvelle facture.
Un exemple chiffré
- Devis D2026-041 : 10 000 € HT, TVA 20 %, acompte de 30 % à la signature. Le client signe le 5 octobre.
- Facture d’acompte F2026-118 : 3 000 € + 600 € de TVA = 3 600 € TTC.
- Travaux supplémentaires : 800 € HT, avenant signé le 15 octobre.
- Facture finale F2026-131 le 30 octobre : 10 800 € HT + 2 160 € de TVA = 12 960 € TTC, moins l’acompte de 3 600 € TTC (facture F2026-118). Solde à payer : 9 360 € TTC, dont 1 560 € de TVA.
Les erreurs fréquentes
- Transformer le devis en facture en changeant le titre, et garder le numéro du devis.
- Facturer un prix différent du devis signé sans avenant signé.
- Oublier de déduire l’acompte, ou le déduire sans sa TVA.
- Faire des travaux supplémentaires sur un accord oral.
- Facturer des semaines après le chantier : le client paie plus tard, et la date est fausse.
- Oublier l’échéance, le taux des pénalités ou les 40 €.
Hors de France
Le chemin est le même partout : un devis signé, une facture à la livraison avec son propre numéro, les acomptes déduits. Les règles de facturation viennent de la directive européenne sur la TVA et se ressemblent dans tous les pays de l’UE, mais les délais de paiement changent : la directive européenne sur les retards de paiement fixe 30 jours par défaut entre professionnels et n’autorise plus de 60 jours que si c’est expressément convenu et pas manifestement abusif. La France passe aussi à la facturation électronique obligatoire par étapes à partir de septembre 2026 : voir notre guide de la facturation électronique.
Et Tavalle ?
Dans Tavalle, tout le chemin est un seul flux, sans ressaisie. Le devis reprend les données de votre société et du client, avec le bon taux de TVA selon son pays et son type, et vous envoyez le PDF dans la langue du client. Vous le suivez dans le pipeline, et quand vous le passez en « Accepté », il devient une commande. Un acompte ou des paiements par étapes se prévoient sur le devis sous forme d’échéancier, et chaque paiement a sa propre facture à son échéance. La facture est créée depuis la commande avec le numéro suivant de votre série, la bonne mention de TVA et un QR code de paiement SEPA, les factures en retard apparaissent dans vos alertes, et les erreurs se corrigent par avoir. Voir clients et ventes et facturation et TVA.
Ce guide est une information générale, pas un conseil fiscal ou juridique. Vérifiez sur service-public.fr, economie.gouv.fr et auprès de votre expert-comptable.
