Del presupuesto a la factura: la lista paso a paso para pymes

El cliente ha firmado su presupuesto. Ahora el trabajo, el anticipo, los posibles trabajos extra y por último la factura y el cobro tienen que seguir sin huecos. Esta es la lista, paso a paso, con lo que cambia entre el presupuesto y la factura y un ejemplo con cifras.

La mayoría de los errores de facturación ocurren entre el presupuesto y la factura: un precio cambiado por teléfono, trabajos extra nunca puestos por escrito, un anticipo olvidado en la factura final, una factura que es el presupuesto con otro título. En Francia un presupuesto firmado («devis») es un contrato, y la factura («facture») es un documento contable y fiscal con sus propias reglas. Esta lista le lleva de uno a otra.

1. Envíe un presupuesto completo

• Todos los datos que debe incluir el presupuesto: su empresa, el cliente, el trabajo o los bienes, los precios sin y con IVA, la fecha de validez y las condiciones de pago. Vea nuestra lista de menciones obligatorias del presupuesto.
• Si quiere un anticipo, indíquelo en el presupuesto: el porcentaje o el importe y cuándo se paga.
• Dé al presupuesto su propio número. No es un número de factura: presupuestos y facturas se numeran por separado.

2. Consiga la firma

• El cliente firma y fecha el presupuesto, normalmente con la mención manuscrita «bon pour accord». Una firma electrónica o una aceptación clara por escrito por e-mail también sirven como prueba.
• Compruebe que se firma antes de la fecha de validez. Después, es libre de confirmar o actualizar sus precios.
• Guarde la copia firmada: es su prueba del precio y de lo acordado.
• Una vez firmado, ninguna de las partes puede cambiar el precio o el trabajo por su cuenta.

3. Facture el anticipo, si lo hay

Si el presupuesto prevé un anticipo («acompte»), emita una factura de anticipo cuando lo pida: hace referencia al presupuesto, lleva el siguiente número de factura y su IVA se devenga cuando cobra. Los detalles, y la diferencia entre «acompte» y «arrhes», están en nuestra guía de la factura de anticipo.

4. Ponga por escrito los trabajos extra antes de hacerlos

• Un trabajo que no está en el presupuesto necesita el acuerdo escrito del cliente antes de hacerlo: un anexo («avenant») o un presupuesto adicional, firmado.
• Sin él, el cliente puede negarse a pagar los trabajos extra.
• Lo mismo para los trabajos que se quitan o cambian: anote el nuevo precio.

5. Emita la factura en el momento adecuado

• Entre empresas, la factura se emite al entregar los bienes o al terminar el servicio. Para varias entregas al mismo cliente en un mes, se admite una factura recapitulativa a final de mes.
• Para un trabajo largo, facture en cada etapa prevista en el presupuesto, o pida anticipos.
• No espere: el plazo de pago solo empieza con la factura.

6. Qué cambia entre el presupuesto y la factura

• Título: «Facture» en lugar de «Devis».
• Número: el siguiente número de su serie de facturas sin huecos, nunca el número del presupuesto.
• Fechas: la fecha de la factura y la de entrega o finalización si es distinta, en lugar de la fecha de validez.
• Importes: los precios del presupuesto firmado, más o menos los anexos firmados. Nada más.
• Anticipos: descontados, cada uno con su número y fecha de factura.
• Pago: una fecha de vencimiento, el tipo de las penalizaciones por retraso y, entre empresas, la indemnización fija de 40 € por gastos de cobro.
• Referencia: el número del presupuesto, para que el cliente lo encuentre rápido.
• Las demás menciones obligatorias están en nuestra lista de menciones obligatorias de la factura.

7. Plazos de pago

• Entre empresas en Francia, sin nada acordado: 30 días después de la entrega o la finalización.
• El máximo que se puede acordar: 60 días desde la fecha de la factura, o 45 días fin de mes.
• Las penalizaciones por retraso se deben desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de recordatorio. El tipo debe ser al menos tres veces el interés legal.

8. Siga el cobro

Envíe la factura el mismo día, en un formato desde el que el cliente pueda pagar, y anote el vencimiento. Si no se paga, recuérdeselo al cliente con cortesía y después de manera formal: nuestra guía para reclamar facturas impagadas tiene los pasos y los textos. Si la factura tiene un error, no la modifique: emita una factura rectificativa y, si hace falta, una nueva factura.

Un ejemplo con cifras

• Presupuesto D2026-041: 10.000 € sin IVA, IVA 20 %, anticipo del 30 % a la aceptación. El cliente firma el 5 de octubre.
• Factura de anticipo F2026-118: 3.000 € + 600 € de IVA = 3.600 €.
• Trabajos extra: 800 € sin IVA, anexo firmado el 15 de octubre.
• Factura final F2026-131 el 30 de octubre: 10.800 € sin IVA + 2.160 € de IVA = 12.960 €, menos el anticipo de 3.600 € (factura F2026-118). Saldo a pagar: 9.360 €, de los que 1.560 € son IVA.

Errores frecuentes

• Convertir el presupuesto en factura cambiando el título, y conservar el número del presupuesto.
• Facturar un precio distinto del presupuesto firmado sin un anexo firmado.
• Olvidar descontar el anticipo, o descontarlo sin su IVA.
• Hacer trabajos extra con un acuerdo verbal.
• Facturar semanas después del trabajo: el cliente paga más tarde y la fecha es incorrecta.
• Omitir el vencimiento, el tipo de las penalizaciones o los 40 €.

Fuera de Francia

El camino es el mismo en todas partes: un presupuesto firmado, una factura a la entrega con su propio número, los anticipos descontados. Las reglas de facturación vienen de la directiva europea del IVA y son parecidas en todos los países de la UE, pero los plazos de pago cambian: la directiva europea sobre morosidad fija 30 días por defecto entre empresas y solo permite más de 60 días si se acuerda expresamente y no es manifiestamente abusivo. Francia, además, pasa a la factura electrónica obligatoria por etapas desde septiembre de 2026: vea nuestra guía de la factura electrónica en Francia.

¿Y Tavalle?

En Tavalle todo el camino es un solo flujo, sin volver a teclear nada. El presupuesto toma los datos de su empresa y del cliente, con el tipo de IVA correcto para su país y tipo, y envía el PDF en el idioma del cliente. Lo sigue en el pipeline, y cuando lo marca como «Aceptado» se convierte en pedido. Un anticipo o pagos por etapas se acuerdan en el presupuesto como calendario de pagos, y cada pago recibe su propia factura cuando vence. La factura se crea desde el pedido con el siguiente número de su serie, la mención de IVA correcta y un código QR de pago SEPA, las facturas vencidas aparecen en sus alertas y los errores se corrigen con facturas rectificativas. Vea clientes y ventas y facturación e IVA.

Esta guía es información general, no asesoramiento fiscal ni jurídico. Compruébelo en service-public.fr, economie.gouv.fr y con su asesor.