Facturación con IVA automatizada: qué debe llevar cada factura y qué automatizar

La mayoría de los errores de facturación son pequeños: un tipo equivocado, una mención que falta, un hueco en la numeración. Esto es lo que debe incluir una factura en la UE y qué pasos merece la pena automatizar.

Hacer las facturas en una hoja de cálculo o en un procesador de texto funciona para las diez primeras. Después llegan los errores: la plantilla del año pasado con el tipo de IVA equivocado, un cliente extranjero facturado con IVA nacional, un número de factura repetido, un NIF-IVA que falta. Cada uno obliga a corregir y, en una inspección, a dar explicaciones. Automatizar la facturación con IVA no va tanto de rapidez como de no fallar nunca en estos detalles.

Qué debe incluir cada factura

En la UE el contenido de una factura lo fija el artículo 226 de la Directiva del IVA (2006/112/CE), que cada país incorpora a su ley. Lo esencial:

• La fecha de emisión y un número correlativo que identifique la factura de forma única.
• Su nombre, dirección y NIF-IVA; el nombre y la dirección del cliente, y su NIF-IVA cuando es él quien paga el IVA por inversión del sujeto pasivo.
• Lo que ha vendido: cantidad y descripción de los bienes o servicios, y la fecha de la operación si es distinta de la de la factura.
• Para cada tipo de IVA: la base imponible, el precio unitario sin IVA y los descuentos.
• El tipo de IVA aplicado y la cuota, en la moneda de su país aunque facture en otra.
• Cuando no se cobra IVA, el motivo: inversión del sujeto pasivo, entrega intracomunitaria exenta, exportación o exención con su referencia legal.

El tipo de IVA correcto, cliente a cliente

El tipo no depende solo de lo que vende. También de quién compra y dónde:

• Un cliente de su propio país: su tipo nacional. En España el general es el 21 %, con tipos reducidos del 10 % y el 4 %; en Luxemburgo el 17 %, con el 14 %, el 8 % y el 3 %; en Francia el 20 %, el 10 %, el 5,5 % y el 2,1 %; en Bélgica el 21 %, el 12 % y el 6 %.
• Una empresa de otro país de la UE con un NIF-IVA válido: en la mayoría de los casos 0 % con la mención de inversión del sujeto pasivo para los servicios, o entrega intracomunitaria exenta para los bienes.
• Un particular de otro país de la UE: normalmente su propio IVA, o el IVA del país del cliente a través de la ventanilla única (OSS) por encima de 10.000 € al año de ventas a distancia y servicios digitales.
• Un cliente fuera de la UE: normalmente 0 %, como exportación de bienes o servicio no sujeto al IVA europeo.

Este es el primer paso que conviene automatizar: si el tipo sale del país, el tipo de cliente y el NIF-IVA, nadie tiene que acordarse de las reglas en el momento de facturar.

Numeración sin huecos

Los números de factura deben seguirse sin huecos ni repeticiones. Se admiten varias series, por ejemplo una por año o por empresa (F2026-0001, F2026-0002…), siempre que cada una sea continua. Una buena práctica: que la factura reciba su número solo cuando es definitiva, así un borrador eliminado nunca deja un hueco.

Correcciones: una rectificativa, nunca una edición

Una factura enviada no se modifica. Un importe erróneo, una devolución o un trabajo anulado se corrige con una factura rectificativa que hace referencia a la original y tiene su propia numeración. La original queda como estaba.

Conservar las facturas y prepararse para lo que viene

Las facturas deben conservarse varios años, en general entre 6 y 10 según el país (6 años en España según el Código de Comercio, 10 en Luxemburgo), de forma legible e inalterada. Además llega la factura electrónica: en España la ley Crea y Crece la hará obligatoria entre empresas de forma progresiva; en Francia todas las empresas deben poder recibir facturas electrónicas desde septiembre de 2026; en Luxemburgo ya es obligatoria con el sector público; y la UE prevé la factura y la declaración electrónicas para las ventas B2B transfronterizas a partir de 2030. Consulte con su asesor qué fechas le afectan.

Una lista para automatizar

• El tipo de IVA y la mención legal a partir de los datos del cliente, no tecleados a mano.
• El NIF-IVA comprobado en VIES antes de facturar sin IVA a una empresa extranjera.
• Números asignados automáticamente al finalizar la factura, por empresa y año.
• Rectificativas en lugar de ediciones, enlazadas a la factura original.
• El PDF enviado por e-mail al cliente en su idioma, con una copia en su historial.
• Recordatorios de las facturas impagadas y todas las facturas de un periodo listas para su asesor.

Cómo lo resuelve Tavalle

En Tavalle un pedido entregado se convierte en factura con un clic. El tipo de IVA y su mención legal salen de la empresa emisora y del país, el tipo y el NIF-IVA del cliente, que se puede comprobar en VIES desde su ficha. Las facturas empiezan como borrador y reciben el siguiente número sin huecos de su serie al finalizarlas; las correcciones son rectificativas con su propia numeración. El PDF se envía por e-mail en el idioma del cliente, las facturas impagadas reciben recordatorios y la exportación contable entrega a su asesor todas las facturas de un periodo en un ZIP con un resumen en Excel. Tavalle genera facturas en PDF: la conexión con una plataforma de factura electrónica se puede añadir como trabajo de implantación. Vea facturación e IVA.

Esta guía es información general, no asesoramiento fiscal. Los tipos, las menciones y los plazos de la factura electrónica cambian entre países y con el tiempo: compruebe su caso con su asesor.